Powerpoint Kurzanleitung.

Page updated: 7. Oktober 2007

Inhalt.

Die erste Folie.

Der Bildschirm.

Nach dem Start von Powerpoint ist der folgende Bildschirm sichtbar. Dabei ist die erste Folie standardmäßig formatiert als bzw. im Aufgabenbereich Der Bildschirm zeigt die folgenden Elemente:

screenshot.png
  1. Neue Folie erstellen.
  2. Datei mit Folien öffnen.
  3. Folien in Datei speichern (Standard .ppt Datei)
  4. _
  5. _
  6. Folie(n) drucken.
  7. Druckvorschau.
  8. _
  9. _
  10. Ausschneiden in Zwischenablage.
  11. Kopieren in Zwischenablage.
  12. Einfügen aus Zwischenablage.
  13. Format übertragen.
  14. Aktion(en) rückgängig machen.
  15. Rückgängig gemachte Aktion(en) wiederherstellen.
  16. _
  17. _
  18. _
  19. _
  20. _
  21. _
  22. _
  23. Orientierungsraster ein-/ausblenden.
  24. Ansichtsvergrößerung (Zoom).
  25. Offline Hilfe.
TIP Sollten in den Symbolleisten einige Buttons fehlen, so lassen sie sich über das Kontextmenü der jeweiligen Symbolleiste über ANPASSEN hinzufügen.
  1. Zeichenformatierung Schriftart.
  2. Zeichenformatierung Schriftgröße.
  3. Zeichenformatierung Fettschrift.
  4. Zeichenformatierung Kursivschrift.
  5. Zeichenformatierung Unterstreichung.
  6. Zeichenformatierung Schattenschrift.
  7. Absatzformatierung Ausrichtung linksbündig.
  8. Absatzformatierung Ausrichtung zentriert.
  9. Absatzformatierung Ausrichtung rechtsbündig.
  10. Absatzformatierung Ausrichtung Blocksatz (rechts- und linksbündig).
  11. Absatzformatierung zur automatischen Numerierung der Absätze.
  12. Absatzformatierung, um Absätze mit Aufzählungszeichen zu versehen.
  13. Zeichenformatierung Schriftgröße +4 Einheiten.
  14. Zeichenformatierung Schriftgröße -4 Einheiten.
  15. Absatzformatierung linken Absatzeinzug verkleinern.
  16. Absatzformatierung linken Absatzeinzug vergrößern.
  17. Absatzformatierung Abbsatzabstand vergrößern.
  18. Absatzformatierung Abbsatzabstand verkleinern.
  19. Zeichenformatierung Schriftfarbe.
  20. Folienformatierung Hintergrundfarbe, Muster, Verläufe.
  21. Im Arbeitsbereich Foliendesign anzeigen.
  22. Neue Folie hinter der aktuellen erstellen.
  1. _
  2. Mit Cursor kann markiert werden.
  3. Diverse Autoform Einstellungen.
  4. Gruppieren (mehrere markierte Objekte zu einem Objekt zusammenfassen).
  5. Gruppierung aufheben.
  6. Linie zeichnen.
  7. Pfeile zeichnen.
  8. Rechteck (mit gedrückter UMSCHALTTASTE Quadrat) zeichnen.
  9. Elipse (mit gedrückter UMSCHALTTASTE Kreis) zeichnen.
  10. Textfeld einfügen.
  11. WordArt einfügen.
  12. _
  13. Clip-Art Grafik einfügen.
  14. Grafik aus Datei einfügen.
  15. Hintergrundfarbe von Zeichenobjekten.
  16. Linienfarben von Zeichenobjekten.
  17. Schriftfarbe.
  18. Liniendicke.
  19. Linienformen.
  20. Pfeilformen von Linien.
  21. Linien mit Schatten versehen.
  22. Objekte zu 3-D Objekten umwandeln.
  23. Objekt in den Vordergrund (ganz nach oben).
  24. Objekt in den Hintergrund (ganz nach unten).
Bestimmte Bereiche des Bildschirms können ein- und ausgeblendet werden: Menüzeile Ansicht / Aufgabenbereich blendet Aufgabenbereich ein oder aus. Menüzeile Ansicht / Symbolleisten blendet die verschiedenen Symbolleisten ein oder aus. Die Folienübersicht wird am Schließkreuz nur am linken Bildrand eingeklappt, sie kann mit der Maus wieder auf sichtbare Breite aufgezogen werden.

HELP Sie können jederzeit die Offline Hife über die Funktionstaste F1 oder das Fragezeichen im Menü oder der Symbolleiste für weitere Informationen aufrufen.

Die Titelfolie.

Es kann im Aufgabenbereich ein anderes Folienlayout als Titelfolie (Standard bei neuer Datei) für die erste Folie gewählt werden, falls es gewünscht wird. Da die Behandlung von Grafiken und Bildern auf Folien extra behandelt werden, sollte nur bei Bedarf ein anderes Textlayout gewählt werden. Das Textlayout "Titelfolie" stellt 2 Felder (Bereiche) für einzugebende Texte bereit.

Formatierung von Textzeichen.

Eingegebene Textzeichen lassen sich auf zwei Arten formatieren: Wählen Sie dann einen Button zur Zeichenformatierung aus der Format-Symbolleiste. (Beschreibung siehe oben), oder wählen Sie im Menü Format / Zeichen.

Formatierung von Absätzen.

Ein Absatz endet immer mit der Enter- bzw. Return-Taste. Dies gilt nicht für das Titel Textfenster (das Textfenster für den Untertitel der Titelfolie verhält sich normal), dort wird zwar ein Zeilenvorschub erzeugt, der jedoch keinen Absatz beendet (beim Untertitel Textfenster wird ein Absatz erzeugt). Absatzformatierungen beziehen sich nicht auf einzelne Zeichen, sondern alle Zeichen eines Absatzes. Eingegebene Absätze lassen sich auf zwei Arten formatieren: Wählen Sie dann einen Button zur Absatzformatierung aus der Format-Symbolleiste. Beschreibung siehe oben.

Wollen Sie einen Zeilenvorschub innerhalb eines Absatzes eingeben, so müssen Sie mit gedrückter UMSCHALTTASTE die Enter- bzw. Return-Taste tippen (gilt nicht für das Titel Textfenster der Titelfolie).

Größe und Position der Textfelder.

Die Textfelder (allgemein Objekte) lassen sich markieren: Klicken Sie dazu auf den Rand des Textfeldes. Angewählte Textfelder tragen einen grauen Rahmen. Markierte Objekte lassen sich frei durch Drag & Drop verschieben und skalieren. Drag & Drop = Mit linker Maustaste greifen, bei gedrückter Maustaste ziehen (engl. drag), linke Maustaste loslassen (engl. drop). An den Eckpunkten läßt sich Höhe und Breite einstellen, an den Mittelpunkten der Seitenlinien jeweils nur die Höhe bzw. nur die Breite. Zum Positionieren das Objekt mit der Maus am grauen Markierungsrand greifen und verschieben.

Geringe Positionsänderungen lassen sich meist besser mit der Tastatur statt mit der Maus vornehmen:

Folienansicht.

Um eine aktuelle Folie wie bei der Präsentation zu betrachten, betätigen Sie die UMSCHALTTASTE und F5 zugleich oder unten in der Folienübersicht auf den entsprechenden Button. Mit der ESC Taste kehren Sie zur Bearbeitung zurück.

Weitere Folien und einfache Designs.

Foliendesign.

Das Foliendesign legt den Hintergrund, das Farblayout, die Position der Objekte etc. fest. Beim Start von Powerpoint ist das Standarddesign die Vorgabe. Das Foliendesign erreicht man über den Arbeitsbereich Foliendesign bzw. aus dem Menü mit Format / Foliendesign. Es kann im Aufgabenbereich ein anderes Foliendesign gewählt werden:
HELP Beachten Sie, daß oftmals bei einem ausgewählten Design einer Vorlage die Titelfolie und die Folgefolien unterschiedlich gestaltet sind!

ALERT! Beachten Sie, daß eine Änderung des Foliendesign alle von Ihnen vorgenommen Änderungen an einer Folie bezüglich des Foliendesigns verwirft. Man sollte also erst das Foliendesign festlegen und dann Änderungen am Design vornehmen, wenn man ein anderes Foliendesign als das Standarddesign benutzt. Um ein eigenes Design zu behalten, kann man auch entworfene Folien kopieren (duplizieren, s. unten) und abändern oder wie später beschrieben mit eigens entworfenen Masterfolien arbeiten.

Foliendesign Farbschema.

Im Arbeitsbereich Foliendesign läßt sich zusätzlich das Farbschema des Foliendesigns erreichen und gegebenenfalls abändern.
Individuelle Farbänderungen, die Auswahl beim Foliendesign Farbschema ändert ja vieles, an einer Foliendesign Farbschema Vorlage geschieht über die Masterfolie. Siehe dazu den Abschnitt über Masterfolien weiter unten.

Folie einfügen.

Eine neue Folie wird hinter der aktuellen eingefügt. Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten:

Folie(n) löschen (ausblenden), kopieren, Reihenfolge ändern.

Zum Löschen einer Folie oder mehrerer zugleich kann wie folgt vorgegangen werden:
ALERT! Beachten Sie, daß gelöschte Folien nicht mehr wiederhergestellt werden können, nachdem die Powerpoint Datei geschlossen wurde oder die Anzahl der Rückgängigkeitsvorgänge nicht ausreicht. Diese Anzahl kann unter dem Menüpunkt Extras / Optionen Registerkarte Bearbeiten festgelegt werden.

HELP Tipp: Will man nicht das Risiko eingehen, eine gelöschte Folie doch noch zu benötigen, kann man sie auch für die Präsentation ausblenden und erst dann löschen, wenn man sich sicher ist, sie nicht mehr zu brauchen. Folien können ausgeblendet (und wieder eingeblendet) werden, indem man in der Folienansicht von markierten Folien das Kontextmenü wählt.

Folien kann man wie folgt kopieren: Die Reihenfolge der Folien lassen sich ändern:

Folien präsentieren.

Wollen Sie während des Arbeitens mit Powerpoint die Präsentation aller Folien von der ersten an beginnend betrachten Eine abgespeicherte Powerpoint .ppt Datei läßt sich auch direkt präsentieren. Dazu im Kontextmemü der Datei ANZEIGEN wählen.

Eine abgespeicherte Powerpoint Präsentation als .pps Datei läßt sich direkt per Doppelklick präsentieren.

HELP In alle Fällen läßt sich mit der ESC Taste die Präsentation beenden.

Textfelder.

Zusätzliche Textfelder lassen sich über das Menü EINFÜGEN / TEXTFELD oder über die Zeichnen-Symbolleiste (Button 10, s. Abbildung oben) einfügen. Wie bei jedem Objekt lassen sich über dessen Kontextmenü diverse Einstellungen zur Formatierung vornehmen. Die Formatierungen eines markierten Objekts erreicht man auch über das Menü FORMAT.

Einfügen von Sonderzeichen.

Sonderzeichen lassen sich über das Menü Einfügen / Symbol in den Text einfügen. Insbesondere enthalten die Schriftarten Windings, Webdings und Symbol viele grafikähnliche Sonderzeichen wie Telefon-, Bief-, Mathematiksymbole usw.

Numerierung und Aufzählungszeichen.

Absätze in Textfeldern können automatisch numeriert oder mit Aufzählungszeichen versehen werden: Ist das Textfeld markiert, wird Numerierung und Aufzählungszeichen auf alle Absätze angewendet. Sind im Textfeld Absätze markiert, wird Numerierung und Aufzählungszeichen nur auf die markierten Absätze angewendet.

Bei den Aufzählungszeichen können neben den Vorgaben von Powerpoint auch eigene Zeichen (benutzerdefiniert) festgelegt werden:

WordArt.

WordArt Objekte zeigen Texte mit besonderen Effekten. Sie lassen sich über die Zeichnen-Symbolleiste einfügen (Button 11). Zum Bearbeiten von WordArt Objekten bringen Sie bei deren Markierung die Symbolleiste WordArt zur Ansicht: Menü Ansicht / Symbolleisten / Wordart. Dann läßt sich:

Grafiken.

Bevor man eine Grafik zu einer Folie hinzufügt, sollte man das richtige Dateiformat für das Bild wählen - gegebenenfalls ist die ursprüngliche Bilddatei in ein anderes Dateiformat zu konvertieren.

HELP Beispiele für dazu geeignete Programme sind in der Reihenfolge ihrer Möglichkeiten: Gimp (Freie Software), IrfanView (Freie Software), MS Office Picture Manager (Bestandteil des Office Paketes).

Eine Grafik wird in eine Folie eingefügt: Eine Grafik kann auf 2 Arten als Datei, also nicht über die Zwischenablage, in die Folie eingefügt werden (Auswahl über Einfügungs-Button): Die Formatierung eingefügter Grafiken (Größe, Position, Umrandungslinien) erfolgt über das Kontextmenü der Grafik (Grafik Formatieren) oder bei markierter Grafik über den Menüpunkt Format / Grafik. Die Größe einer Grafik läßt sich auch mit der Maus per Drag & Drop unter Beibehaltung des Seitenverhältnisses ändern, indem man nur über die Bildeckpunkte die Größe ändert.

Reihenfolge überlagender Objekte.

Überlagern sich verschiedene Objekte (Bilder, Textfelder, ...) läßt sich die Reihenfolge der übereinanderliegenden Objekte und damit deren Sichtbarkeit festlegen:

Folienübergänge und Ausblendungen.

Der Übergang zwischen den Folien bei der Präsentation läßt sich einstellen unter dem Menüpunkt Bildschirmpräsentation / Folienübergang: Will man zur Präsentation einzelne Folien ausblenden, aber nicht löschen, erfolgt dies über das Kontextmenü der markierten Folien in der Folienübersicht. Ebenso lassen sich ausgeblendete Folien wieder für die Präsentation einblenden.

Masterfolien.

Grundlage eines jeden Designs der Folien ist die Masterfolie - eine neue Folie bekommt als Grunddesign das der zugewiesenen Masterfolie. Dadurch ist es einfach, eine Serie von Folien im einheitlichen Design anzulegen. Ein Masterfoliendesign beinhaltet:

Masterfolien ändern und entwerfen.

Aus den Vorlagen ausgewählte Designs können verändert werden, dazu den Menüpunkt Ansicht / Master / Folienmaster wählen. Es können nicht nur die Eigenschaften vorhandener Objekte formatiert oder Objekte auch gelöscht werden, sondern weitere Objekte hinzugefügt werden, die dann bei den Folien die Grundlage bilden. Auf Masterfolien bei Textfeldern hinzugefügte Texte erscheinen nicht auf den Folien, sondern sind nur Platzhalter, um beim Entwurf einen Eindruck vom Aussehen der Schrift zu bekommen. Um eine eigene Masterfolie komplett neu zu erstellen, gehen Sie über das Kontextmenü der Masterfolienansicht (linkes Fenster) oder über den entsprechenden Button der Folienmaster Symbolleiste (wird automatisch angezeigt, wenn Sie in die Masterfolienansicht kommen) mit dem Punkt Neuer Folienmaster.

Auch läßt sich mehr als eine Masterfolie (Vorlage) verwenden, wenn man mehrere Designs für seine Serie von Folien benötigt. Um zu den eigentlichne Folien zurück zu kommen, klicke man auf den Button Masteransicht schließen. Die abgeänderten oder neuen Vorlagen sind dann in der Ansicht des Foliendesigns unter "In dieser Präsentation verwendet" verfügbar. Die Einstellungen der Masterfolie(n) werden mit der Powerpoint .ppt bzw. .pps Datei abgespeichert und sind nur in dieser Datei verfügbar.

Wenn Sie unterschiedliche Masterfolienvorlagen für die Titelfole und die weiteren Folgefolien benötigen, erstellen Sie diese für eine markierte Masterfolie über deren Kontextmenü oder über den entsprechenden Button der Folienmaster Symbolleiste (wird automatisch angezeigt, wenn Sie in die Masterfolienansicht kommen) mit dem Punkt Neuer Titelmaster. Beide Masterfolien sind in der Masterfolienansicht dann durch eine Linie verbunden.

ALERT! Beachten Sie die Reihenfolge der Darstellung entgegen der Präsentationsfolge der Folien! Zuerst wird Ihnen, anders als man es erwarten würde, links in der Masterfolienansicht die Vorlage für die Folgefolien angezeigt, dann die mit der Linie verbundene Vorlage für die Titelfolie!

Masterfolienvorlagen speichern.

Damit bei neuen Powerpoint Dateien die individuellen Masterfolien als Design verfügbar sind, müssen sie eigene Masterfolien als Powerpoint Entwurfsvorlage abgespeichern. Diese Dateien tragen die .pot Namenserweiterung (POwerpoint Template). Bei einer neuen Powerpoint Präsentation findet sich dann die eigenen Vorlagendesigns (Masterfolien) im Arbeitsbereich Foliendesign neben den schon von Powerpoint vorhandenen zur Auswahl wieder.
Dr. Kubiak kubiak@tfh-berlin.de